Hoe werkt de Approval Manager?

De Approval Manager, exclusief beschikbaar in het Webpower-platform, kan gebruikt worden als laatste test voordat een e-mail verstuurd wordt. De e-mail wordt dan eerst verstuurd naar een aantal personen en, pas als zij akkoord gaan (of een deel van hen) wordt de e-mail definitief ingepland. Hoe de Approval Manager in zijn werk gaat leggen we uit in dit artikel.

Het instellen van de Approval Manager

De Approval Manager is een exclusieve feature. Als de feature eenmaal geactiveerd is, verschijnen er tijdens een definitieve verzending extra opties.

Goedkeuringsprocedure: de eerste stap

Allereerst is het van belang dat er een testgroep aangemaakt wordt, waar alle mensen in komen te staan die een goedkeuring moeten/kunnen geven. Weet je niet hoe je een groep aan moet maken? Geen probleem, dat leggen we uit in dit artikel. Het is voor de Approval Manager belangrijk dat het gaat om een testgroep. De groep die je aangemaakt hebt, of eventueel al eerder had aangemaakt, kun je bij het verzenden van de e-mail selecteren bij de ’’goedkeuring groep’’.

De tweede stap: de goedkeuring periode en aantal goedkeuringen

Bij de goedkeuring kun je bepalen hoeveel tijd de ontvangers van de e-mail krijgen om de e-mail te controleren en goed te keuren of af te wijzen. Houd er rekening mee dat een e-mail die te weinig goedkeuringen heeft, niet wordt verzonden. Onder de goedkeuringsperiode kun je aangeven hoeveel mensen de e-mail minimaal moeten goedkeuren en hoeveel de e-mail maximaal mogen afkeuren. Zo kun je er bijvoorbeeld voor kiezen minimaal 3 goedkeuringen te willen ontvangen voordat er verzonden wordt. Daarnaast kun je ervoor kiezen de e-mail automatisch uit de taakplanner te halen op het moment dat 2 mensen de e-mail afkeuren. De e-mail wordt dan niet verzonden.

Wat gebeurt er op het moment dat de e-mail wordt verstuurd?

Als voor een directe verzending is gekozen, wordt meteen de testmail naar de approval-groep gestuurd. Als de mail op een bepaald tijdstip is ingepland, wordt de e-mail naar de testgroep verstuurd op het ingeplande tijdstip. De testverzending vindt dus niet al vóór het ingeplande tijdstip plaats. De definitieve verzending vindt daarna plaats: als de approvaltijd is verstreken en de mail genoeg goedkeuringen heeft gehad.

Degenen die akkoord moeten geven krijgen de e-mail in hun inbox en krijgen de volgende opties te zien:

De tijd die er staat bij “maak uw keuze voor YYYY-MM-DD HH:HH” is afhankelijk van de tijd die is opgegeven voor de goedkeuringsperiode.

Het goed- of afkeuren van de e-mail

Nadat iemand uit de testgroep op goed- of op afkeuren klikt, wordt hij/zij doorverwezen naar een nieuwe pagina die de keuze verwerkt. Bij het e-mailadres staat een vinkje (bij goedkeuring) of een kruisje (bij afkeuring). Ook loopt er een countdowntimer mee, die aangeeft hoelang de goedkeuringsperiode nog actief is. Onder de countdowntimer staat de status van goedkeuring. Hier wordt aangegeven hoeveel goedkeuringen er zijn en hoeveel goedkeuringen er nodig zijn. Ook wordt er aangegeven hoeveel afkeuringen er zijn en hoeveel er dit maximaal mogen zijn. Tot slot wordt aangegeven of de e-mail definitief verzonden zal worden of (nog) niet.

Zowel bij het goedkeuren als bij het afkeuren is er een mogelijkheid tot het invoeren van feedback. De persoon die de e-mail ingepland heeft krijgt een e-mail met de feedback.

Wat gebeurt er als een e-mail wordt afgekeurd?

Op het moment dat een e-mail te veel afkeuringen of te weinig goedkeuringen heeft gekregen, wordt deze niet verzonden. De persoon die de e-mail had ingepland, krijgt dan een e-mail dat de e-mail niet verstuurd is. In deze e-mail wordt ook uitgelegd waarom de ingeplande e-mail niet verzonden is. Op het moment dat de e-mail niet wordt verstuurd en opnieuw ingepland wordt (na de aanpassingen), begint het proces van testen weer opnieuw (tenzij het wordt overgeslagen).

Rate this article
Negative ratePositive rate (No Ratings Yet)
Laden...